Platformă digitală pentru reducerea birocrației, lansată de Primăria Oradea, realizată printr-un proiect european

Primăria Oradea a lansat platforma digital.oradea.ro prin care dorește să simplifice procedurile administrative și să reducă birocrația la nivelul municipiului. Prin intermediul acesteia, cetățenii vor putea, printre altele, să depună cereri și reclamații/petiții, vor putea face plăți online, vor avea posibilitatea să își înregistreze documente sau să se înscrie în audiențe.

’’Cu toții știm că digitalizarea va reduce birocrația, va eficientiza procesul administrativ și munca pe care o facem și, în același timp, va reduce costurile în zona administrativă. Ceea ce face platforma aceasta este să îmbunătățească și să ducă la un alt nivel serviciile digitale și ceea ce primăria oferă online. Peste 90 de servicii pe care noi le oferim în format convențional sunt disponibile și pe platformă. Vorbim de o platformă pe care îți vei putea face un cont și, cel puțin în relația cu primăria, vei putea să îți gestionezi orice documentație sau solicitare a-i avea pentru administrație în limita celor 90 de servicii.’’, a precizat Mihai Jurca, city-managerul Oradiei.

Platforma a fost realizată în cadrul proiectului Soluţii informatice integrate pentru simplificarea procedurilor administrative și reducerea birocraţiei la nivelul Municipiului Oradea”, finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, de către Direcția Management Proiecte cu Finanțare Internațională din cadrul Primăriei Oradea.

Obiectivul general al proiectului a constat în consolidarea capacităţii instituţionale şi eficientizarea activităţii la nivelul Municipiului Oradea prin simplificarea procedurilor administrative şi reducerea birocraţiei pentru cetăţeni, implementând măsuri din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) şi front-office pentru serviciile publice furnizate.

Prin modernizarea Sistemului Informatic al Primăriei Municipiului Oradea s-a urmărit obținerea următoarelor beneficii:

  • Asigurarea unei alternative la modul clasic livrare a serviciilor gestionate de municipalitate, prin preluarea documentelor și datelor in format electronic de la cetățeni/mediu de afaceri, urmărind-se creșterea gamei de servicii oferite in sistem electronic, disponibilitate extinsa a serviciilor electronice către cetățeni, creșterea eficientei in tratarea solicitărilor;
  • Utilizarea inteligentă a informațiilor disponibile prin aplicarea principiului înregistrării „o singura data” a datelor, prin care informațiile necesare din partea cetățenilor sunt colectate doar o singura data, cu respectarea cerințelor de protecție a vieții private, precum si generalizarea acceptării si emiterii de către autoritățile publice a documentelor în format electronic;
  • Economisirea resurselor utilizatorilor pentru accesarea serviciilor (financiare, timp, informaționale, confort);
  • Realizarea de efecte semnificative de antrenare si in alte domenii de interacțiune cu cetățenii;
  • Degrevarea instituției publice de resurse implicate în interacțiunea cu cetățenii (timp, informaționale, materiale, financiare, corespondență);
  • Acces facil si imediat către servicii publice care să fie disponibile non-stop și accesibil de acasă, de la serviciu, sau din orice altă locație, independent de tipul de dispozitiv folosit, PC/laptop sau dispozitive (telefoane, tablete) mobile.

Servicii pentru cetățean:

Flux complet digitalizat: Cetățeanul inițiază o cerere, aceasta este prelucrată de către personalul primăriei și răspunsul ajunge automat la inițiator prin intermediul portalului.

Aplicația crește eficiența personalului primăriei în rezolvarea cererilor cetățenilor, precum și accesul acestora la serviciile oferite de primărie.

Portal cetățean: Permite accesul oricărui cetățean la serviciile oferite de către primărie. Crește transparența în accesarea serviciilor, precum și timpul de răspuns.

Aplicație de gestiune integrată: Centralizează și oferă instrumente complexe de rezolvare a cererilor cetățenilor, fie că au fost inițiate prin intermediul unui canal electronic, fie la ghișeu.

Digitalizarea serviciilor publice în cadrul acestui proiect va urmări respectarea următoarelor principii cheie: 

  • Reducerea timpului de livrare a serviciului public de către cetățeni;
  • Reducerea numărului de participanți la proces: implicarea în cadrul procesului doar a participanților care aduc valoare adăugată procesului, respectiv implicarea participanților care, prin prisma rolului și/sau informațiilor pe care le furnizează, pot influența livrarea serviciului public;
  • Digital în mod implicit: design de servicii publice care sunt simplu de utilizat de către toată lumea și se bazează pe tehnologii digitale. Pentru persoanele care nu au acces la sisteme digitale, Primăria Municipiului Oradea va oferi suport;
  • Abordare focalizată pe cetățean: dezvoltarea de servicii publice mai bune, care să deservească nevoile oamenilor și care sunt facile a fi utilizate;
  • Simplificarea procedurilor: reducerea numărului de interacțiuni dintre cetățean și administrația publică, în vederea obținerii serviciului public;
  • O singură dată: presupune ca o informație existentă deja în cadrul administrației publice locale să aibă un singur compartiment responsabil și să fie accesată în mod direct de către alte compartimente, fără a fi necesară implicarea cetățeanului;
  • Reducerea costurilor administrative.

Modulul Portal web de servicii pentru cetățeni și mediul de afaceri integrează următoarele componente funcționale existente, proiectate pentru o funcționare împreună:

  • Servicii pentru cetățeni;
  • Notificări referitoare la scadența sumelor datorate, aflate în evidența fiscală;
  • Plată electronică;
  • Furnizarea de informații de interes public prin email și/sau SMS, în funcție de caracteristicile selectate de cetățeni.

Portalul de servicii pentru cetățeni este structurat pe două zone cu acces diferențiat:

  • Zona publică, accesibilă oricărui utilizator, fără autentificare;
  • Zona privată, accesibilă utilizatorilor care s-au înregistrat și înrolat în portal (și-au creat un cont de acces și identitatea le-a fost verificată și confirmată)

Componenta de servicii pentru cetățeni îndeplinește următoarele cerințe:

Permite prezentarea serviciilor furnizate de către primărie într-o manieră structurată atât pe categorii de problematici, cât şi pe tipuri de servicii furnizate de către diferite compartimente din cadrul instituției, astfel încât utilizatorul să poată regăsi ușor  problematica  dorită sau formularul necesar;

Pentru fiecare serviciu furnizat de primărie există o secțiune ce include o descriere a acestuia, documentele necesare pentru prestare, compartimentul din primărie care prestează serviciul respectiv, programul de prestare a serviciului, costuri, cât şi o secțiune pentru solicitarea serviciului în formă electronică, pentru cele disponibile;

Pentru serviciile furnizate în variantă electronică, Portalul asigură preluarea solicitărilor și direcționarea automată către alte aplicații din back-end, prin intermediul Modulului de integrare date și servicii aplicative, în vederea înregistrării și procesării cererilor;

Solicitarea unui serviciu în formă electronică presupune parcurgerea de către cetățean a unei succesiuni de activități asistate de Portal. Serviciile electronice sunt centrate pe activităţi şi pe finalitatea  acestora, care să replice formularele off-line existente în cazul interacțiunii la ghișeu;

Utilizatorul autentificat își poate accesa oricând spațiul privat şi poate actualiza informațiile structurate şi documentele personale stocate;

Utilizatorii autentificați au acces și pot vizualiza în mod organizat istoricul solicitărilor trimise către Primărie. În cadrul  unei solicitări se pot vizualiza, cronologic, toate etapele comunicării între utilizator şi Primărie, cât şi stadiul rezolvării fiecărei solicitări în parte.

Procese administrative optimizate

Platforma are rolul de a optimiza procesele administrative din cadrul primăriei prin implementarea unui sistem de captare a cerințelor cetățenilor mai rapid și mai eficient.

Fluxuri colaborative de lucru – intern

  • creșterea eficienței costurilor și rentabilitatea serviciilor publice furnizate;
  • asigurarea accesului în timp real  la informația oficială;
  • optimizarea utilizării resurselor materiale şi umane, precum şi a timpului necesar prestării serviciilor;
  • îmbunătățirea relațiilor dintre sectorul public și cetățeni;
  • simplificarea procedurilor administrative;
  • creșterea nivelului de pregătire a angajaților publici în domeniul tehnologiilor informaționale și de comunicații;
  • întărirea capacității administrative;
  • cooperarea administrației cu societatea civilă în procesul decizional;
  • asigurarea transparenței actelor administrative;
  • creșterea calității serviciilor publice;
  • instituirea unui sistem modern, eficient, tehnologizat și transparent de guvernare

Beneficii:

  • Interne – timpul de rezolvare a unei cereri este mai mic, iar angajații primărie pot lucra mai rapid și mai eficient; reducerea semnificativă a riscului de pierdere a informațiilor și efortul de rezolvare a unei cereri.
  • Externe – comunicarea cu cetățenii este mult mai ușoară și mai eficientă.

Totodată, prin proiect au mai fost achiziționate echipamente IT, precum sistem de stocare centralizată de tip Unifed, plotter, switch, firewall, scanner A0 și au mai fost instalate diferite licențe software specifice.

Valoarea totală a proiectului a fost de 2.990.561,63 lei, din care 2.930.750,41 lei cofinanțare acordată de Uniunea Europeană, iar 59.811,22 lei contribuția proprie a Municipiului Oradea. 

Distribuie informația
Alte știri